Все очень индивидуально, говорю как управляющая клиникой. Есть инициативные работники которые очень быстро осваивают, ещё и находят лазейки для удобства записи, а есть админ который 2 года работает и до сих пор есть ошибки. Освойте основную базу: запись первички, поиск повторного и контроль времени приемов. Дальше уже залезайте во все вкладки в процессе и изучайте как что работает
Кто работал администратором в стоматологии, сколько дней вы осваивали программу? Например, 1с стоматология или Айдент.