Как я чуть не сорвала доставку 8 марта из-за переписки в телеграме

Всем привет, меня зовут Марина, у меня небольшая цветочная мастерская в Ростове-на-Дону, три года в деле, 20 квадратов, холодильная витрина и я плюс ещё одна флористка в сезон.
И вот 7 марта в 21:40 я сидела и понимала, что 8 марта я, кажется, проваливаю.
Расскажу по порядку, как это было.
21:40, накануне. Телефон разрывается. Это нормально для 7 марта, я к этому готовилась заранее: закупила цветы с запасом, договорилась со второй флористкой на весь день. Не готова я оказалась к другому, к тому, что почти все заказы на 8 марта приходят именно вечером 7 го, и все они текстом, вразнобой, без всякой системы.
Вот примерно как это выглядело:
«Здравствуйте, а можно букет на завтра к обеду?»
«Хочу тюльпаны, штук 25, сколько будет стоить?»
«А доставите на Селмаш к 10 утра?»
«Скиньте фото ваших букетов пожалуйста»
«Я вчера писала про пионы, вы ответили?»
Последнее сообщение меня прямо подкосило. Я же правда ей отвечала, но сообщение потерялось где то между тридцатью другими диалогами, и женщина писала уже во второй раз, немного раздражённая, и я её понимаю если честно.
22:15. Я поняла, что физически не успеваю отвечать всем одинаково внимательно. Кому то отвечаю сразу, кто то ждёт по двадцать минут, а кто то вообще остаётся без ответа до утра, хотя я так не хочу. Я держу в голове одновременно: кто что заказал, кому на какое время, у кого какой адрес, кому нужна открытка с текстом. Часть этого записываю в блокнот, часть нет, потому что руки уже не успевают.
23:00. Пишет ещё одна клиентка, повторно. Оказывается, я перепутала её заказ с другим: она просила розовые пионы к 12:00 на Ворошиловский, а у меня в блокноте стояло просто «пионы, 12:00», без адреса и без цвета, потому что вечером было ещё пять таких же сообщений подряд, и я просто не успела дописать.
Вот тогда меня накрыло по настоящему. Не потому что один заказ перепутался, это ещё можно было исправить, а потому что я поняла: если сегодня, ещё до самого праздника, у меня уже путаница, то что будет завтра утром, когда пойдут ещё и звонки, и доставка, и сборка одновременно?
23:40. Честно скажу сразу, у меня был буквально один вечер, чтобы что то поменять. Не неделя на подумать, не время протестировать. Либо я прямо сейчас как то это разгребаю, либо 8 марта у меня будет минимум три недовольных клиента и куча потерянного времени на разборки.
И тут я вспомнила, что примерно за неделю до этого мне в личку написала небольшая студия, которая делает такие витрины с заказом прямо внутри телеграма, без перехода на сайт. Предлагали попробовать за отзыв. Я тогда пролистала мимо, подумала, потом посмотрю, как обычно бывает с такими предложениями))
Написала им в 23:45, честно ожидая, что ответят завтра днём, как обычно бывает с подрядчиками. Ответили в этот же вечер! Объяснила ситуацию: 8 марта уже завтра, у меня хаос в переписке, нужен способ, чтобы люди сами видели букеты и сами оформляли заказ с адресом и временем, без того чтобы я вручную это всё записывала и путала.
К обеду у меня было пятнадцать заказов с адресом, временем и всеми деталями, и ни один из них никто не перепутал, потому что их никто вручную не переписывал. Я успевала собирать букеты, потому что не тратила время на «а сколько будет стоить» и «а доставите до скольки».
Не скажу, что переписка исчезла совсем, часть людей всё равно писала лично, кто то уточнял, есть ли определённый оттенок роз. Но того, что мне приходилось держать в голове, стало в разы меньше, и это прямо чувствовалось.

Если у кого то из вас тоже был подобный вечер перед праздником, расскажите, интересно, как вы выходили из положения? Тоже вручную разгребали переписку, или уже что то придумали заранее?
Если кому-то интересно, что за штука и кто её делал, спрашивайте в комментариях, отвечу.