Архивариусы отзовитесь. Как распутать ситуацию?

Доброго времени суток)
Рискну поднять тему рабочих взаимоотношений. Занимаю должность архивариуса пенсионного фонда и на первой неделе столкнулась с проблемой: мне начали звонить из смежного архива по другому адресу и угрожать тюрьмой за то, что к ним якобы не доходят дела. Что я делаю? По служебной записке или после звонка сразу же нахожу дела и несу в отдел, где формируют журнал передачи и отправляют на почту. И вот звонит другой архивариус и говорит, что от меня нет моей служебной записки и вообще, дела с прошлой недели не приходят. В отделе сказали, что водитель часто едет не туда, куда ему сказали. Но они обвиняют только меня, что я якобы неделю ищу дела.
Они видят, что журнал сформирован того же числа что и просьба. А значит я их нашла в тот же день. Почему я должна отвечать за водителя? А для служебных записок нужен доступ к программам или хотя бы ворду, которого у меня пока нет.
Начальство претензий не выдвигает, хотя бы потому что в курсе ситуаций именно в нашем отделении. И потому что ещё не выдали доступ.
Какое право имеет такой же архивариус как и я предъявлять претензии, аргументируя тем, что "вдруг ей придется занять мое место", а у нас бардак, и раз я в своем хозяйка, а их в своем двое - то на мне огромная ответственность, за судьбы людей.
Если есть в чате архивариусы, скажите, несу ли я уголовную ответственность за "пропавшее" недоехавшее дело, если его потеряли они сами или водитель? Мои то принятые все на месте. Каким образом мне можно получить доказательство того, что дошедшее дело принято получателем, если он его реально принял, но нигде на себя не записал?
Может я зря пошла именно в архив, платят немного, а недовольства со всех сторон, за то в чем я не виновата.
Ну я реально в секунду от просьбы ее выполняю и делаю, что зависит от меня, но я не могу заставить отделы отправляющие дела ставить свою подпись, во сколько я их принесла и менять устоявшийся годами распорядок организации только потому что так хочет другой архивариус. Спасибо)