Фирмы, обе, чьи?
есть делопроизводство, которое ведется на официальном языке государства
Дело не в работниках..
Письмо официальное вы пишете от лица фирмы, которая ведет делопроизводство на языке какого государства?
Или вы официальным письмом называете рабочую, не личную, но текущую рабочую переписку?