Чем она мотивирует свой выбор формата?
Она не хочет тратить больше времени на работу. Но и ваша фирма заинтересована в том, чтобы работа делалась как можно быстрее.
Что это за форматы такие, можно ли их между собой конвертировать? На сколько это сложно автоматизировать? Задавался ли кто-то этим вопросом?
В чём плюсы и минусы её формата? А Вашего?
Быть может, другому отделу тоже будет полезно освоить новые программы, в которых работает Ваша сотрудница?
Обсудите с ней эту ситуацию спокойно: расскажите откуда взялось Ваше требование, почему другому отделу нужен именно этот формат. Узнайте, почему она противится этому требованию.
Её сохранили при расформировании отдела; она делает не то, к чему привыкла, выполняет не все инструкции дословно, - но работает хорошо, работу знает. Она очень ценный сотрудник. К её знаниям и навыкам стоит прислушаться, по крайней мере, выслушать.
Ваш приказ использовать один конкретный формат не имеет технической аргументации: Вы говорили, что данные требует другой отдел и всё. Это выглядит как прихоть, и вызовет недовольство у любого, кто знает, как выполнить работу быстро и качественно. Т.е. да, лишнюю ненужную работу придумали не Вы, но это сделал кто-то другой ещё до Вас. Это и не нравится той сотруднице.
Понимаете ли, довольно сложно объяснить, что некая программа упростит и ускорит работу, снизит издержки и повысит прибыль компании, человеку, который видит хамство в любом ответе, кроме "слушаю и повинуюсь". И ещё сложнее человеку, который чуть что не так, сразу ищет способ избавиться от сотрудника.
Вам нужно не свои права работодателя качать, а наладить конструктивный диалог с потенциально полезным сотрудником.